5 FACTORES CLAVE EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Resulta muy difícil resumir en unas pocas líneas todos aquellos aspectos que influyen de manera decisiva en el éxito de un proyecto. En este post vamos a intentar sintetizarlos en 5 factores que tendríamos que tener presentes y bajo control en todo momento. Aunque no son los únicos y tampoco son excluyentes. Estos 5 factores son las Personas, los Objetivos, la Metodología, el Presupuesto y el Tiempo. Los denominaremos factores P.O.M.P.T.

Las personas:

Muchos de vosotros coincidiréis conmigo en la idea de que las personas son el factor más importante y el recurso más valioso en la gestión de cualquier proyecto. Tanto a nivel interno como a nivel externo, las personas son su piedra angular. Al fin y al cabo los proyectos son ejecutados por personas y están destinados a satisfacer las necesidades de la sociedad.

Cabe destacar que un jefe de proyectos debe ser un líder que contagie ganas e ilusión. Es fundamental conseguir la cohesión y el compromiso de todos los miembros del equipo y para ello, entre otras cosas, hay que saber escuchar. El trabajo de cada persona tiene que tener visibilidad; el trabajador debe gozar de la suficiente autonomía como para sentir su trabajo como algo propio, pero sabiendo que se le va a exigir respuesta y responsabilidad.  Para finalizar, diremos que un buen líder debe de tener siempre presente la máxima de que hay que ser afable con las personas y duro con los hechos.

Los objetivos:

Todo proyecto debe tener definidos unos objetivos, que muchos autores han denominado como M.A.R.T.E. (S.M.A.R.T. en inglés), es decir, medibles, alcanzables, realistas, temporalizados y específicos. La consecución de todos ellos debería dirigirnos a nuestro objetivo común superior.

Esto implica que todos los participantes en un proyecto tienen que tener claro ese objetivo puesto que deben estar claramente alineados. Aunque, por supuesto, cada uno de ellos puede tener diferentes objetivos específicos.

La metodología:

En la actualidad se habla mucho de metodologías de trabajo. En este post vamos a delimitar el término al conjunto de técnicas, métodos y herramientas que vamos a aplicar en la gestión de un proyecto y que nos van a facilitar la consecución de nuestros objetivos. Hay que tener siempre presente que la metodología debe tener como pilar fundamental la gestión de la calidad. Ésta nos conducirá, sin lugar a duda, a una mejora continua en nuestros procesos.

Existe diversidad de opiniones entre el uso de metodologías tradicionales y metodologías ágiles, estos términos provienen del mundo del desarrollo de software pero hoy en día son algo habitual en cualquier ámbito laboral. Ambas tienen sus ventajas y sus inconvenientes. Lo esencial es contextualizar bien nuestro proyecto para seleccionar adecuadamente nuestros métodos. El cambio no debe darnos miedo, debemos estar “abiertos” a él, pero siempre debe estar planificado. Por otro lado, tampoco tenemos por qué seguir una metodología al pie de la letra, podemos adaptarla a nuestras necesidades y crear algo nuevo, eso también es innovar ¿no creéis?

El presupuesto:

A grandes rasgos el presupuesto va a ser el documento guía de nuestro proyecto. Nos debemos regir por él, e intentar cumplirlo en todo momento. De ahí la importancia de elaborar presupuestos realistas y detallados, pero a la vez claros y concisos; en definitiva en todo proyecto van a existir una serie de gastos e ingresos.

Debemos considerar el presupuesto como una herramienta de gestión que nos va a permitir hacer un seguimiento de los objetivos que nos hayamos planteado a lo largo del tiempo y establecer prioridades. En este sentido, el control del presupuesto se presenta como algo imprescindible en la vida de cualquier proyecto. La rentabilidad va a depender del cumplimiento o no del mismo, y ésta determinará la viabilidad del proyecto.

El tiempo:

Para concluir hablaremos del tiempo, un factor fundamental en todos los aspectos de la vida. En la gestión de proyectos es un aspecto crítico puesto que el tiempo se traduce directamente en dinero y, como hemos dicho, su viabilidad condicionará el tiempo de vida del mismo.

Un proyecto es algo dinámico y por tanto cambiante, por ello la precisión en la planificación es algo esencial. Todo debe ser planificado, no sólo los procesos y las tareas rutinarias. El propio cambio y la innovación pueden ser considerados como procesos de mejora continua que, si queremos que sean exitosos, deben ser planificados.

Respecto a los plazos debemos ser estrictos y cumplirlos siempre, aunque también hay que tener claro, como comentábamos anteriormente, que un proyecto conlleva continuos cambios, y por tanto debemos tener cierta flexibilidad en este sentido. Lo ideal es anticiparnos al cambio y replanificar siempre que sea posible para poder cumplir con los plazos que tengamos comprometidos.

Existen muchos más factores que van a influir en la gestión de un proyecto empresarial pero los aquí expuestos se podrían considerar imprescindibles. ¿Qué opináis vosotros?